GEIDE et Workflow DOCUBASE

GEIDE
La Gestion Electronique des Information et Documents Existants (GEIDE) est un système informatisé d'acquisition (numérisation ou importation de données issues de source disque), de traitement, de classement, de stockage, d’archivage des documents, de circulation et de communication des documents. Elle permet de faire de vos archives des documents Il existe plusieurs étapes majeures dans la GED :
* L'acquisition des documents papiers ou importation des fichiers
* L’indexation qui consiste à l’attribution des indexes en vue de faciliter la recherche et la consultation
* Le classement des documents dans la base
* La diffusion des documents
* La Circulation des documents
* Le stockage des documents
EMC
La GED Docubase offre une application de gestion de contenu d’entreprise. Elle gère l’ensemble des contenus numériques d’une organisation.Il s’agit pour la GED Docubase de prendre en compte les informations électroniques (structurée ou documentaire) pour les gérer (stockage, édition, diffusion) en répondant aux exigences des utilisateurs (ergonomie, fonctionnalité) et aux processus de l’organisation (sécurité, fiabilité, processus).
Serveur d’application GED Robuste, Fiable, performant
Conçu depuis 1989, le module serveur (Framework)bénéficiant de l’expérience de plusieurs années, il n'a cessé d'être perfectionné et amélioré pour devenir la référence du marché. Robuste et fiable il stocke et indexe en toute sécurité des centaines de millions de documents de tout format et de toute taille. La restitution de l’information stockée est très rapide.
Acquisition par numérisation ou importation de fichiers issus de sources disque
Docubase offre un ensemble de fonctionnalités d’acquisition de documents papier ou électroniques. Ce module intègre : • la numérisation (par lot ou au file de lot) de documents papier • L’importation des documents issus de sources disque, de fax ou photocopieurs multifonctions • Une gestion de lots • De nombreuses options de traitement d’image et d’indexation • Indexation par extraction automatique ou assistée • Classement automatique dans des bases documentaires en mode dossier ou en mode GED. Il s’adresse aux entreprises et aux organisations de toute taille, en mode centralisé et en mode multi-sites, pour des volumétries adaptées à chaque structure.
Record Management
Le record management fournit la traçabilité de toutes les actions effectuées dans la GED Docubase. A partir de son interface les utilisateurs accèdent aux détails des actions effectuées sur un document, un dossier, la date, le type d’affaire, la procédure, l’acteur, le rôle, le statut de l’action, le commentaire… L’administrateur du système a accès aux informations de supervision des corbeilles électroniques.
Circulation Electronique des Documents (Workflow)
Logiciel de Workflow procédural, le module Telesto for business processing deDOCUBASE est une application web de pilotage des processus Métiers de l’entreprise. Il gère la circulation de dossiers électroniques à partir de la gestion des groupes d’utilisateurs, des utilisateurs, des rôles, actions, des dates, des échéances, des statuts et priorités, les traces des évènements et les actions avec un historique par dossier. Les différents processus sont en liaison avec plusieurs bases de documents GEIDE. Les acteurs et superviseurs des processus peuvent être notifiés et alertés par e-mail. Le Workflow Docubase offre une modélisation graphique avec support des forks & Joins.
Classement automatique des e-mails et des documents bureautiques d'Office
Docubase offre un module de capture des fichiers bureautiques et des courriels. Il est spécialisé dans la classification et l’indexation automatiques des documents bureautiques et des mails issus des messageries (IBM Lotus Notes, Microsoft Exchange, Outlook…). Il s’intègre totalement à la suite Microsoft Office et à l’explorateur Windows. Grace à ce module vous pourrez classer automatiquement vos documents bureautiques et des courriers électroniques avec leurs pièces jointes.
GED COLD ou Gestion des états éditiques
L'acquisition, la conservation et la diffusion des états d'impression et des sorties de l'Editique est une solution offerte au entreprise grâce à un module spécifique. Ce module permet de traiter ainsi automatiquement les états informatiques générés par les applications de comptabilité, de gestion de Ressources Humaines, de gestion de production (ERP) ou de gestion de la relation client (CRM). Les documents acquis de cette façon sont typiquement : • des commandes, factures, avoirs, bons de livraison... • des états comptables : balances, journaux, grands livres... • des bulletins de salaires, des appels à cotisations, des bordereaux de déclaration... • des relevés de comptes, des échelles d'intérêts, des récapitulatifs de virement... De nombreux filtres sont proposés : PCL, Postscript, Adobe PDF, IBM AFP, Xerox Métacode.
Coffre-fort numérique (Archivage à valeur Probatoire)
L'option Coffre-fort numérique de Tessi GED offre à vos documents archivés une valeur probante. Ce module Ce module est conçu conformément aux recommandations de la norme NF Z42-013 - révision 2009 : Après deux années de travaux intenses, la nouvelle version de la norme NF Z42-013 sur les systèmes d'archivage électronique a été homologuée par le Ministère de l'Industrie française le 3 février 2009. Elle a été diffusée par l'Afnor à la mi-février. La nouvelle version n'est qu'une modernisation de la version de 2001 dont elle conserve quelques principes fondamentaux : nécessité de décrire de façon précise l'architecture technique de la solution et toutes les procédures d'exploitation ; définition précise de deux types de journaux mémorisant systématiquement les changements apportés aux collections de documents archivés et au système lui-même ; organisation des audits permettant de vérifier que les exigences de la norme sont respectées durant la vie du système, intervention des tiers dans le processus d'archivage (tiers archiveurs et autres prestataires de services).